organiseren

De zakelijke markt noemt het een evenement, de creatieve markt een productie. Of het nu om een aandeelhoudersvergadering gaat of een filmproductie; bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Letterlijk en figuurlijk. Het maakt niet uit of je een evenement voor het eerst organiseert of voortbouwt op een bestaand evenement, de insteek is hetzelfde. En een goed begin is het halve werk.

Weet je waarom je iets wilt organiseren? Heb je in de organisatie voldoende capaciteit en resources beschikbaar? Zodra je het doel voor ogen hebt en budget en resources hebt vrijgesteld, begin je met de invulling en de uitwerking. Je krijgt te maken met de volgende aspecten waaromheen alles draait bij de organisatie van het evenement.

• faciliteiten
• programma
• gasten

Voor elk van deze aspecten heb je een draaiboek nodig. Je hebt daarmee de laatste stand van zaken paraat om te leiden en te sturen. Denk hierbij aan budget, planning, inzet en communicatie. Daarnaast houd je een administratie bij van contracten, orders, facturen en vergunningen. Communiceren met alle betrokkenen is de essentie van het succes van een evenement. De coördinator is de schakel in dit geheel. De coördinator weet van A-Z wat er te gebeuren staat. De coördinator houdt iedereen op de hoogte van het reilen en zeilen. Maar zorgt ook voor de sfeer, de onderlinge samenwerking. Zoekt naar oplossingen en alternatieven. De coördinator heeft oog voor details en gevoel voor momentum.

De organisatie van een evenement doe je niet even naast je dagelijkse werkzaamheden. Wil je een succesvol evenement organiseren, omring je dan met een coördinator die succesvol is in organiseren. De coördinatie en organisatie van een evenement vraagt om speciale aandacht, tijd, kennis en kunde. De organisatie van elk evenement, klein of groot, bestaat uit drie fases.

1. de voorbereiding
2. het evenement
3. de afhandeling

Elke fase heeft haar eigen dynamiek. De aanloop van de voorbereiding begint vaak een jaar voordat het evenement plaatsvindt. In de laatste zes maanden wordt er naar een climax toegewerkt. Eerder gemaakte afspraken komen tot uitvoering. Hoe dichter de datum nadert, hoe intenser de dagen en de samenwerking.
Zodra het evenement daar is, staat iedereen op scherp en wordt alles nauwlettend in de gaten gehouden. Een flexibele en open houding straalt rust uit en laat een evenement soepel verlopen. Als de druk van de ketel is, kan iedereen weer rustig ademhalen. Tot en met het laatste moment verslapt de aandacht niet en blijft alles en iedereen opgemerkt. Gasten, leveranciers, productieteam worden na afloop bedankt. Een toost op het succes. De ruimte wordt achtergelaten zoals aangetroffen.
Na dit enerverende moment is het tijd voor de afhandeling; materiaal opruimen, administratie op orde brengen, facturen betalen, relaties nabellen, evaluatie uitvoeren. Een nieuwe datum wordt gepland en reserveringen worden vastgelegd.

Het ene evenement is nog niet voorbij of het andere evenement is begonnen.